Regulamin organizacyjny spółki
Aktualizacja: 14-07-2010 00:00
UCHWAŁA NR 2/06
ZARZĄDU
PODKARPACKIEJ AGENCJI ENERGETYCZNEJ sp. z o.o
z dnia 3.10.2006
w sprawie ; uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Podkarpackiej Agencji
Energetycznej sp. z o.o
Na podstawie § 3 ust.2 w związku z § 9 pkt. 1 Regulaminu Zarządu „Podkarpackiej Agencji Energetycznej” Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowiącego Załącznik do Uchwały Nr 5/2006 z dnia 11.09.2006 Rady Nadzorczej Podkarpackiej Agencji Energetycznej-sp.z o.o ,
uchwala się co następuje;
§ 1.
Uchwala się Regulamin Organizacyjny Podkarpackiej Agencji Energetycznej sp. z o.o w brzmieniu jak w załączniku do niniejszej uchwały.
§ 2.
Wykonanie uchwały powierza się Prezesowi Zarządu.
§ 3.
Niniejsza uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik do Uchwały Nr 2/06 Zarządu
Podkarpackiej Agencji Energetycznej sp. z o.o z dnia 3.10.2006
Regulamin Organizacyjny
„Podkarpackiej Agencji Energetycznej” spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
I Postanowienia ogólne
§1
„Podkarpacka Agencja Energetyczna” - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, zwana dalej Spółką, jest spółką prawa handlowego, zarejestrowaną pod numerem KRS 0000259767 w Sądzie Rejonowym dla miasta Rzeszowa, XII Wydział Gospodarczy, działa na podstawie:
1) obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 15 września 2000r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94 poz. 1037 z późn. zm.)
2) Umowy Spółki,
3) Regulaminów.
§2
Niniejszy Regulamin określa zakres działania i organizację pracy komórek organizacyjnych Spółki oraz podstawowe kompetencje i obowiązki Członków Zarządu i pracowników Spółki związane z organizacją i funkcjonowaniem Spółki.
II Zarządzanie Spółką
§3
Całokształtem działalności Spółki kieruje Zarząd powołany przez Radę Nadzorczą Spółki.
§4
Zarząd koordynuje i nadzoruje prace poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie powierzonych im zadań
§5
Wszyscy pracownicy Spółki podlegają bezpośrednio lub pośrednio Zarządowi na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
III Kompetencje i obowiązki Członków Zarządu
§6
1. W zakresie spraw organizacyjnych Spółki do kompetencji Prezesa Zarządu w szczególności należy:
1) planowanie, koordynowanie i koordynacja prac Zarządu,
2) powierzanie określonych zadań Członkom Zarządu i pracownikom,
3) zatrudnianie pracowników Spółki i ustalanie wysokości ich wynagrodzenia zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Wynagradzania,
4) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy, tajemnicy służbowej i handlowej,
5) wydawanie zarządzeń dotyczących tworzenia i likwidacji stanowisk pracy w komórkach organizacyjnych, organizacji pracy i funkcjonowania Spółki,
6) nagradzanie oraz karanie pracowników,
7) zarządzanie przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w komórkach organizacyjnych Spółki w zakresie realizacji określonych zadań, projektów i umów.
2. W razie nieobecności Prezesa zastępstwo pełni upoważniony przez Prezesa Członek Zarządu w granicach zakresu umocowania.
3. W przypadku, gdy Zarząd jest jednoosobowy Prezesa zastępuje upoważniony przez Prezesa pracownik Spółki w granicach zakresu umocowania. umocowania.
§7
1. Zarząd Spółki kieruje praca podległych komórek organizacyjnych oraz odpowiada za prawidłowe wykonywanie zadań objętych zakresem ich działania.
2. W ramach kompetencji określonej w ust. 1 do obowiązków Zarządu należy w szczególności:
1) dokonywanie podziału zadań pomiędzy komórki organizacyjne i podległych pracowników;
2) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników dyscypliny pracy, przepisów o tajemnicy służbowej i handlowej oraz przepisów przeciwpożarowych i bezpieczeństwa i higieny pracy;
3) organizowanie spotkań z pracownikami podległych komórek w celu omówienia planowanych zadań oraz sposobu i terminu ich wykonania;
4) dokonywanie oceny podległych pracowników z osiąganych efektów pracy poprzez sprawowanie kontroli nad wykonywaniem zadań wynikających z zakresu działania poszczególnych komórek, wieloletniej strategii Spółki, planów działalności oraz uchwał organów Spółki i zarządzeń Prezesa;
5) przedstawianie Prezesowi Zarządu Spółki wniosków w sprawie nagradzania lub karania podległych pracowników.
IV Obowiązki pracowników
§8
Do obowiązków pracowników wszystkich komórek organizacyjnych Spółki w zakresie ich działania należy:
1) realizowanie celów i zadań Spółki określonych w jej Umowie Spółki, wieloletniej strategii, planach działalności oraz uchwałach organów Spółki i zarządzeniach Zarządu;
2) dążenia do pełnego wykorzystania umiejętności zawodowych w ramach wykonywania obowiązków służbowych;
3) twórcze podejście do realizowanych zadań i rozwiązywanych problemów;
4) dbanie o pozytywny publiczny wizerunek Spółki;
5) prowadzenie i dokumentowanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, realizacji powierzonych zadań;
6) przejawianie inicjatywy w podnoszeniu kwalifikacji;
7) optymalizowanie ponoszonych przez Spółkę kosztów;
8) dbanie o mienie Spółki, utrzymywanie ładu i porządku;
9) ochrona tajemnicy służbowej i handlowej Spółki;
10) wykonywania poleceń przełożonych;
11) przestrzeganie obowiązujących w Spółce regulaminów, uchwał organów Spółki i zarządzeń Prezesa.
§9
1. Członkowie Zarządu kierują całokształtem spraw w podległych sobie komórkach organizacyjnych i są odpowiedzialni za planowanie, organizację i realizacje zadań oraz osiągane wyniki pracy.
2. Do obowiązków Zarządu w zakresie określonym w ust.1 należy w szczególności:
1) sporządzanie okresowych planów rzeczowych i finansowych;
2) organizowanie pracy podległych pracowników;
3) nadzorowanie i koordynowanie prac przydzielonych pracownikom;
4) wnioskowanie w sprawach kar i nagród;
5) ustalanie planu urlopowego oraz zapewnianie zastępstw w okresach nieobecności pracowników;
6) optymalizowanie kosztów działania podległych pracowników;
7) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów prawa, regulaminów, uchwał organów Spółki i zarządzeń Prezesa;
8) nadzór nad prawidłowym użytkowaniem powierzonego pracownikowi mienia;
9) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników dyscypliny pracy, przepisów o tajemnicy służbowej i handlowej oraz przepisów przeciwpożarowych i higieny pracy.
§10
1. Nieobecnego pracownika zastępuje inny wskazany przez niego pracownik.
2. Na zastępującego przechodzą wszelkie prawa i obowiązki zastępowanego, z wyłączeniem tych, które w sposób jednoznaczny nie zostały przekazane.
§11
1. W przypadku zmian personalnych w obsadzie stanowisk obowiązkiem pracownika przekazującego stanowisko pracy jest przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego zawierającego szczegółowy wykaz spraw będących w toku realizacji wraz z opisem działań i terminów, które maja być wykonane i dotrzymane. Protokół powinien ponadto obejmować zestawienie kwartalne spraw zrealizowanych, spis przekazywanej dokumentacji oraz wyposażenia stanowiska.
2. Protokół o którym mowa w ust. 1 podpisują i otrzymują pracownicy (zdający i otrzymujący) w obecności Członka Zarządu. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach.
V. Sprawozdanie
§12
1. Zarząd przedstawia corocznie Zgromadzeniu Wspólników pisemne sprawozdanie z działalności Spółki na zasadach określonych w Kodeksie Spółek Handlowych.
2. Zarząd sporządza pisemne sprawozdania okresowe (kwartalne, półroczne) na żądanie Rady Nadzorczej.
3. Na każde posiedzenie Rady Nadzorczej Zarząd przygotowuje informację ustną lub pisemną dotyczącą działalności merytorycznej Spółki i bieżących wyników finansowych.
§13
Członkowie Zarządu przedstawiają na posiedzeniach Zarządu informację dotyczącą realizacji zadań i prac wykonywanych przez podległe im komórki organizacyjne oraz są zobowiązani udzielać takiej informacji Prezesowi Zarządu na każde jego żądanie.
VI Zasady prowadzenia korespondencji
§14
Korespondencję zawierającą oświadczenia woli w imieniu Spółki podpisuje Prezes Zarządu lub Członkowie Zarządu, zgodnie z zasadą reprezentacji.
§15
Prezes Zarządu podpisuje korespondencję o znaczeniu zasadniczym dla Spółki, w szczególności kierowaną do organów władzy i administracji publicznej (rządowej i samorządowej oraz UE), banków i organów Spółki oraz prowadzonej w zakresie realizacji przez Spółkę podjętych zobowiązań i należności, strategii rozwoju oraz dotyczącą problematyki objętej zakresem działania więcej niż jednej komórki organizacyjnej, chyba że podlegają bezpośrednio Członkowi Zarządu. Zasadę zastępstwa stosuje się odpowiednio.
§16
Korespondencję wychodzącą na zewnątrz Spółki z zastrzeżeniem §15, podpisują Członkowie Zarządu odpowiedzialni za komórkę prowadzącą daną sprawę lub właściwi ze względu na rodzaj zagadnień ujętych w korespondencji.
§17
Postanowienia §15 i §16 nie mają zastosowania w przypadkach kiedy w sferze skutków prawnych wymagane są podpisy osób umocowanych do reprezentacji Spółki.
VII Obieg dokumentów
§18
Sposób przyjmowania i dekretowania korespondencji, zasady obiegu dokumentów pomiędzy organami Spółki, Członkami Zarządu, komórkami organizacyjnymi (pracownikami) a także zasady porządkowania i przekazywania dokumentów do Archiwum określa „Instrukcja kancelaryjna Podkarpackiej Agencji Energetyki sp. z o.o.”.
§19
Sposób obiegu dokumentów finansowo-księgowych Spółki określa „Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych Podkarpackiej Agencji Energetyki sp. z o.o.”.
VIII. Opinie prawne
§ 20
1. Sprawy skomplikowane pod względem prawnym lub budzące wątpliwości natury formalnoprawnej powinny być poddane ocenie prawnej i rozstrzygnięte po uzyskaniu stosownej opinii.
2. W szczególności muszą być opiniowane:
1) projekty umów zawierane przez Spółkę;
2) rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia;
3) sprawy związane z postępowaniem przed organami orzekającymi;
4) zawarcie ugody;
5) umorzenia należności;
6) projekty zmian w Umowie Spółki i regulaminach Spółki;
7) zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa.
§21
Ocena prawna, o której mowa w §20 może mieć formę pisemnej opinii prawnej lub adnotacji radcy prawnego na projekcie dokumentu, którego treść jest przedmiotem oceny bądź też w sytuacjach nie cierpiących zwłoki formę ustnej opinii prawnej.
IX Pieczątki
§22
1. Spółka używa pieczęci firmowej o następującej treści
„Podkarpacka Agencja Energetyczna Sp. z o.o.
ul. Szopena 51/213, 35-959 Rzeszów
NIP 813-34-60-555 KRS 0000259767 REGON 180143814”
2. Pieczęciami firmowymi Spółki o następującej numeracji dysponują:
1) – (1) upoważniony pracownik księgowości,
2) – (2) upoważniony pracownik Biura Zarządu.
§ 23
1. Prawo posiadania imiennych pieczątek służbowych przysługuje Prezesowi Zarządu i pracownikom księgowości oraz innym upoważnionym przez Prezesa Zarządu pracownikom Spółki.
2. Formę i treść pieczątek imiennych stosowanych w Spółce określa Prezes Zarządu.
X Zasady funkcjonowania i struktura organizacyjna
§24
1. Strukturę organizacyjną Spółki tworzą równorzędne komórki organizacyjne.
2. Wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne:
a) Biuro Obsługi Spółki (PAE-BS);
b) Biuro Rachunkowości i Finansów (PAE-BR);
c) Biuro Wdrożeń Projektów (PAE-BP);
3. Członkowie Zarządu bezpośrednio kierują lub nadzorują prace komórek organizacyjnych.
4. Komórki zobowiązane są do współpracy.
§25
Schemat struktury organizacyjnej Spółki stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§26
W Spółce mogą być tworzone następujące stanowiska pracy:
1) Dyrektor (członek zarządu)
2) Specjalista ds. energetyki odnawialnej
3) Specjalista ds. rozwoju lokalnego,
4) Księgowy,
5) Specjalista ds. administracyjno-biurowych.
Biuro Obsługi Spółki
§27
Biuro Zarządu podlega Prezesowi Zarządu.
§28
Do zadań Biura Zarządu należy:
1) bieżąca obsługa sekretarska Członków Zarządu;
2) prowadzenie kalendarza spotkań i spraw Członków Zarządu;
3) prowadzenie rejestrów i ewidencji: rejestr delegacji krajowych i zagranicznych, rejestr umów cywilno-prawnych, rejestr projektów własnych oraz zleconych, ewidencji przebiegu pojazdu;
4) przygotowywanie zapotrzebowań na materiały eksploatacyjne i biurowe dla Spółki;
5) prowadzenie spraw kadrowych w tym prowadzenie teczek osobowych pracowników;
6) przygotowanie umów cywilno-prawnych w imieniu Spółki oraz prowadzenie ich rejestru;
7) protokołowanie posiedzeń Zarządu oraz prowadzenie księgi protokołów i uchwał Zarządu;
8) nadzór nad magazynem;
9) nadzór nad polityką informacyjną i promocyjną Spółki, w tym bieżące kontakty z mediami, zbieranie od Biura Wdrażania Projektów informacji o realizowanej działalności merytorycznej, zlecanie – na polecenie Zarządu – przygotowania materiałów promocyjnych oraz wprowadzenia danych na stronę internetową;
10) prowadzenie dokumentacji Spółki
Biuro Rachunkowości i Finansów
§29
Biuro Ekonomiczno-Finansowym kieruje bezpośrednio Prezes Zarządu.
§ 30
Do zadań Biura Ekonomiczno-Finansowego należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych Spółki;
2) gromadzenie, porządkowanie i przechowywanie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ochrona danych w nich zawartych;
3) wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
4) sporządzanie sprawozdań finansowych;
5) obsługa księgowo-finansowa realizowanych przez Spółkę projektów własnych oraz prowadzonych na zlecenie, a współfinansowanych ze środków zewnętrznych;
6) bieżące monitorowanie sytuacji finansowej Spółki oraz zdawanie relacji o kondycji finansowej Spółki Zarządowi;
7) przygotowywanie na polecenie członków Zarządu analiz ekonomicznych, rachunkowych bądź finansowych sytuacji Spółki za dany okres;
8) współpraca z biegłym rewidentem w związku z badaniem sprawozdań finansowych w wypadku zaistnienia konieczności badania wyniku finansowego Spółki przez biegłego rewidenta;
9) sporządzanie i składanie we właściwych urzędach deklaracji i dokumentów związanych z obowiązkiem podatkowym i ubezpieczeniami społecznymi oraz dokonywanie rozliczeń tym zakresie;
10) monitorowanie pod względem finansowo-podatkowym wykonania umów wiążących Spółkę;
11) prowadzenie czynności związanych z wypłatą wynagrodzeń i dokonywaniem innych rozliczeń z pracownikami Spółki, w tym delegacji służbowych;
12) Wykonywanie operacji finansowych w imieniu Spółki;
13) wnioskowanie o przeprowadzenie inwentaryzacji i jej rozliczenie;
14) zabezpieczenie i prowadzenie kasy Spółki, sporządzanie raportów kasowych, monitorowanie pogotowia kasowego;
15) wykonywanie czynności związanych z obsługą rachunków bankowych Spółki;
16) formułowanie wniosków dotyczących zmian w „Zakładowym planie kont” i „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Podkarpackiej Agencji Energetyki Sp. z o.o.”.
Biuro Wdrożeń Projektów
§31
Biuro Wdrożeń Projektów podlega Członkowi Zarządu, który kieruje zagadnieniami będącymi przedmiotem statutowej (merytorycznej) działalności Spółki.
§32
Do zadań Biura Wdrożeń Projektów należy:
1) zbieranie danych o zasobach odnawialnych źródeł energii (OŹE) na terenie Województwa Podkarpackiego;
2) przygotowywanie analiz, opracowań oraz strategii dotyczących istniejącego potencjału oraz możliwości jego wykorzystania w zakresie energetyki w tym OŹE oraz poszanowania energii i czystego transportu;
3) zdobywanie informacji o najnowszych technologiach z zakresu będącego przedmiotem działania Spółki, wsparcie dla ich powstawania oraz rozwoju na terenie Podkarpacia;
4) upowszechnianie wiedzy z zakresu OŹE, poszanowania energii, czystego transportu oraz zrównoważonego rozwoju;
5) prowadzenie doradztwa z zakresu będącego przedmiotem działania Spółki;
6) prowadzenie szkoleń z zakresu będącego przedmiotem działań;
7) prowadzenie kampanii promujących zrównoważone środowiskowo wytwarzanie oraz wykorzystanie energii;
8) przygotowywanie lokalnych oraz regionalnych planów energetycznych;
9) nawiązywanie kontaktów z inwestorami, instytucjami badawczymi, samorządami, przedsiębiorstwami oraz organizacjami non-profit działającymi w zakresie odnawialnych źródeł energii oraz umożliwianie im współpracy w celach, które mieszczą się w przedmiocie działania Spółki, a także służenie im pomocą w ich działaniach z zakresu OŹE ;
10) przygotowywanie studiów wykonalności projektów z zakresu OŻE oraz efektywności energetycznej i poszanowania energii;
11) wyszukiwanie źródeł finansowania inwestycji oraz przygotowanie i realizacja wniosków o dofinansowanie realizacji projektów;
12) przeprowadzanie audytów energetycznych;
13) wykonywanie innych czynności, w tym technicznych i biurowych bezpośrednio związanych z realizacją zadań z zakresu merytorycznego działania Spółki;
14) informatyczna obsługa Spółki.
XI. Postanowienia końcowe
§33
1. Wszyscy pracownicy Spółki zobowiązani są do zapoznania się z postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz do ich przestrzegania.
2. Zapoznanie się z niniejszym Regulaminem, każdy pracownik potwierdza pisemnie stosownym oświadczeniem, które załącza się do jego akt osobowych.
§34
Kwestie związane z interpretacją postanowień Regulaminu należą do Prezesa Zarządu.
§35
Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia.